Gestión y organización del tiempo

Parece que cada vez el tiempo corre más deprisa, que tenemos que hacer más cosas y que disponemos de menos horas al día para hacerlo todo. Algunas veces no somos capaces de darle salida a todo el trabajo que tenemos acumulado o siempre tenemos pendiente alguna tarea de la que no somos capaces de deshacernos.

Todo esto conlleva que nuestra cabeza no descanse y siempre esté trabajando lo que supone una elevación del nivel de estrés que se va a cumulando hasta llegar a límites insostenibles. A veces, cuando tenemos muchas cosas que hacer nos dedicamos a trabajar sin cesar pero de una manera desorganizada y sólo descansamos cuando ya no podemos más. Aunque no hayamos terminado con todas las tareas pendientes es necesario que nos tomemos un descanso para recuperar fuerzas y continuar pero esto se debe hacer de una manera pautada.

Es preciso organizar el tiempo de una manera eficiente para que seamos capaces de terminar todo lo que vamos arrastrando a lo largo de los días, las semanas, los meses… ¡incluso los años!

Lo primero es tener una agenda donde anotemos aquello que tiene una fecha límite o los acontecimientos importantes. Esto supuestamente va a ser inamovible así que el resto de las cosas las tendremos que ir acoplando a estos eventos ya marcados.

Lo siguiente será hacer una lista con todas las actividades y tareas que tenemos que terminar, incluido lo que ya habíamos recogido en la agenda previamente… Una vez que la hayamos confeccionado iremos asignando prioridades porque no todo tiene la misma importancia.

Las prioridades dependen de varios factores. Por un lado, está la urgencia en el tiempo, lo que antes tenemos que terminar será lo más importante. Por otro lado, estará la importancia personal que tienen para nosotros determinados trabajos. Y por último, nos encontraremos con la dificultad de la tarea. Establecidas estas prioridades ya podemos fijar nuestros propios plazos en aquellos trabajos que no los tienen marcados desde fuera.

Respecto a la dificultad de la tarea, deberemos valorar si es algo que podemos hacer en un solo día o si necesitamos más tiempo. Las actividades complejas, por lo general, requieren que las dividamos en varias tareas más sencillas para que podamos ajustarlas mejor a nuestro calendario y así no nos desmotivemos.

Hecho todo esto, ya podemos retomar nuestra agenda e ir planificando día a día nuestra labor. Crearemos un horario de trabajo y lo dividiremos en periodos cortos y concretos, por ejemplo, tramos de cincuenta o sesenta minutos. No es aconsejable que sea más extenso. El orden en el que vayamos rellenado esos intervalos de tiempo será según las prioridades que establecimos y combinando las tareas difíciles con las fáciles para así no saturarnos demasiado. Además, es aconsejable dedicar unos minutos entre cada tramo para descansar. Con cinco minutos será suficiente. La razón de estos pequeños descansos es que nuestra máxima concentración dura un tiempo determinado, no podemos estar constantemente concentrados durante toda la jornada.

Cada día, al final de nuestro horario pautado, dedicaremos unos minutos a repasar nuestra agenda y tachar de la lista de tareas aquellas que hayamos terminado. Repasaremos lo que nos queda por hacer y valoraremos de nuevo el tiempo y la dificultad que nos conllevará para asignarlo al horario del día siguiente. Lo distribuiremos siguiendo la misma estrategia pero valorando las dificultades que hemos encontrado a lo largo del día y que nos impidieron cumplirlo. Es posible que algunas tareas que considerábamos más sencillas no lo fueran tanto o, al revés, las que creíamos que serían más complicadas las resolvimos mucho antes de lo esperado.

Una vez que hemos llegado al final de nuestro horario será la hora de descansar. Aunque no hayamos terminado todo lo que nos propusimos no es aconsejable que continuemos trabajando. Como dije antes, reorganizaremos el horario del día siguiente para paliar los fallos y aprovecharemos el tiempo libre para descansar y tomar fuerzas para el día siguiente.

De esta manera seremos más rápidos y eficaces y regularemos la ansiedad que nos crean los “asuntos pendientes”.